Neuer Spam- und Virenschutz: Modernisierung des universitären Mailsystems

Der Spam- und Virenschutz der universitären E-Mail-Server wurde runderneuert, damit auch in Zukunft möglichst wenig unerwünschte E-Mails im Posteingang landen. Für Nutzer/innen gibt es ein paar Details zu beachten.

Die Umstellung wurde am Dienstag, den 13.11.2018 gegen 11:00 Uhr durchgeführt. Dadurch kam es für einen Zeitraum von max. 15-20 Minuten zu einer verzögerten Zustellung von E-Mails.

Für Nutzer/innen ergeben sich durch die Erneuerung zusammengefasst die folgenden Änderungen:

  • Spammails werden nicht mehr als Anhang verschickt, sondern durch Tags gekennzeichnet und direkt zugestellt. SOGo-Nutzer/innen können eine Filterregel einrichten, um diese Nachrichten anhand der Tags in einen Spamordner umleiten zu lassen (siehe: Anleitung). Exchange-Nutzer/innen müssen dafür nichts tun: Bei ihnen landen die Nachrichten bereits automatisch im Ordner „Junk-E-Mail“. Nutzer/innen institutsspezifischer Mailserver/Weboberflächen sollten ihren IT-Beauftragten kontaktieren, um zu erfahren, wie sie eine solche Regel einrichten können.
     
  • Spammails werden nicht mehr automatisch an externe E-Mail-Adressen weitergeleitet. Studierende, die sich ihre Uni-E-Mails weiterleiten lassen, müssen deshalb eine kleine Änderung in den SOGo-Einstellungen vornehmen (siehe aufklappbare Infos unten).
     
  • Wie gehabt: Nicht erkannte Spamnachrichten oder fälschlicherweise als Spam erkannte Nachrichten können gemeldet werden. Allerdings haben sich die E-Mail-Adressen dafür geändert (siehe aufklappbare Infos unten).

Details zu den Änderungen und konkrete Tipps und Anleitungen finden Sie unten im aufklappbaren Bereich.

Falls Sie noch Fragen haben, können Sie sich wie immer gerne an den IT-Service des URZ wenden. Mehr Informationen und Kontaktdaten finden Sie unter: it-service.uni-heidelberg.de


Hintergrund:

Die Zahl unerwünschter E-Mails mit Werbung, mit gefährlichen Links oder mit Schadsoftware wächst von Jahr zu Jahr fast exponentiell. Für das vom URZ betriebene Mailsystem der Universität Heidelberg stellt dies eine große Herausforderung dar: Jede ein- und ausgehende Nachricht muss automatisch gescannt und bei Bedarf gefiltert oder zumindest als Spam gekennzeichnet werden. Bei hunderttausenden Mails täglich keine leichte Aufgabe. Das bisher eingesetzte System stieß immer häufiger an seine Grenzen und erforderte hohen administrativen Aufwand. Aus diesem Grund wurde es komplett erneuert und durch eine deutlich performantere und intelligentere Lösung ersetzt, die auch auf lange Sicht die universitären Posteingänge vor unerwünschten Mails schützen wird.

Bild: E-Mail

Im bisherigen Spamfilter-System wurden potentielle Spammails als Anhang zugestellt. Durch den neuen Filter werden Ihnen diese Nachrichten direkt zugeschickt und im Betreff mit einem der folgenden Tags versehen:

  • [SPAM] – als Spam erkannt.
  • [SPAM?] – hier besteht Spamverdacht.
  • [SPOOFED] - Die Absenderadresse wurde mit hoher Wahrscheinlichkeit gefälscht. Dieses Tag kann auch in Kombination mit dem SPAM-Tag auftreten.

Wenn Sie nicht möchten, dass diese Nachrichten direkt in Ihrem Posteingang landen, können Sie einen Spamordner und eine entsprechende Filterregel definieren. Wie das beispielsweise über die Weboberfläche SOGo geht, beschreibt diese Anleitung. Bei Exchange-Postfächern ist eine solche Regel bereits vordefiniert, sodass Nachrichten mit diesen Tags direkt in einen Spamordner („Junk-E-Mail“ unter Outlook) verschoben werden. Nutzer/innen institutsspezifischer Mailserver/Weboberflächen sollten ihren IT-Beauftragten kontaktieren, um zu erfahren, wie sie eine solche Regel einrichten können.

Generell sollten Spamordner regelmäßig überprüft werden, etwa auf fälschlicherweise als Spam gekennzeichnete Mails. Außerdem sollten sie immer mal wieder zur Freigabe von Speicherplatz geleert werden.

Als Spam gekennzeichnete E-Mails werden ab sofort nicht mehr automatisch an externe Postfächer weitergeleitet. Sollten Sie für Ihr Postfach eine generelle Weiterleitung auf eine externe E-Mail-Adresse (etwa bei Gmail, Yahoo, etc.) eingerichtet haben, sollten Sie also regelmäßig das universitäre Postfach überprüfen. Außerdem ist es notwendig, in den SOGo-Einstellungen zur Weiterleitung einen Haken bei „Eine Kopie behalten“ zu setzen, damit alle Nachrichten tatsächlich erhalten bleiben.

Dieser Hinweis betrifft nur Studierende – für Mitarbeiter/innen ist eine automatische Weiterleitung dienstlicher Mails durch die E-Mail-Ordnung der Universität untersagt.

Landet eine Nachricht in Ihrem Posteingang, die eindeutig als Spam zu erkennen ist, aber nicht vom Spamfilter getaggt wurde, können Sie diese Mail an spam@uni-heidelberg.de weiterleiten. Wichtig dabei: Die Nachricht sollte möglichst als Anhang weitergeleitet werden, damit sie alle relevanten Informationen enthält. Dies ist in gängigen Mailclients folgendermaßen möglich:

  • In Outlook 2010/2013/2016: E-Mail markieren | Startmenü | Weitere (rechts neben Weiterleiten) | Als Anhang weiterleiten
  • In Thunderbird: E-Mail markieren | Menü: Nachricht | Weiterleiten als | Anhang
  • In Apple Mail: E-Mail markieren | Menü: E-Mail | Als Anhang weiterleiten

Ein wichtiger Hinweis: Bitte leiten Sie keine Nachrichten weiter, die bereits vom System als Spam gekennzeichnet wurden!

Wird hingegen eine Nachricht fälschlicherweise als Spam gekennzeichnet, können Sie diese (ebenfalls als Anhang) an ham@uni-heidelberg.de weitergeleitet werden.