InformationDeaktivierung Ihrer Uni-ID
Wann wird Ihre Uni-ID deaktiviert?
Der Gültigkeitszeitraum der Uni-ID ist direkt von Ihrer formellen Rechtsgrundlage (Immatrikulation, Arbeitsvertrag, Lehrauftrag, Promotion o.ä.) abgeleitet.
Wenn Ihr Studium oder Ihr Arbeitsverhältnis an der Universität endet, wird auch Ihre Uni-ID deaktiviert und Sie können nicht mehr auf die damit verbundenen Dienste und Daten zugreifen.
Wenn Sie eine Nachricht erhalten, dass Ihre Uni-ID demnächst ausläuft, liegt in der Regel eine der folgenden Ursachen zugrunde:
- Es liegt uns aktuell kein Anschlussvertrag vor
- Es liegt uns ein Folgevertrag vor, jedoch nicht im unmittelbaren Anschluss
Was Sie tun sollten: Datensicherung
Die Deaktivierung Ihrer Uni-ID erfolgt in mehreren Phasen:
14 Tage vor formellem Ausscheiden erhalten Sie per automatisierter E-Mail eine Benachrichtigung über die Deaktivierung Ihrer Uni-ID. Spätestens jetzt sollten Sie Ihre Daten sichern. Von da an bis zum letzten formellen Tag (Arbeitsvertragsende, Exmatrikulationsdatum, ...) können Sie weiterhin mit Ihrer Uni-ID entsprechend Ihres Status vollumfänglich auf die Dienste zugreifen.
Denken Sie daran, Ihre Daten und Dokumente rechtzeitig und vollständig zu sichern, insbesondere von Diensten, die nicht mehr in Phase 1 nutzbar sind.
Sie erhalten kurz vor Ihrem formellen Ausscheiden eine Erinnerung per -E-Mail.
Sollten Sie eine Abwesenheitsnachricht oder Weiterleitung für Ihr E-Mail-Konto eingerichtet haben, wird diese bis zum Ende der Phase 2 beibehalten. Bitte beachten Sie, dass laut E-Mail-Nutzungsordnung allen Mitarbeiter:innen der Universität eine automatische Weiterleitung dienstlicher E-Mails vom Mailkonto der Universität nur auf ein anderes Mailkonto innerhalb der Universität gestattet ist.
Phase 1 - Eingeschränkter Zugriff auf Dienste
Bis zu 49 Tage (sieben Wochen) nach formellem Ausscheiden: In diesem Zeitraum haben Sie auf folgende Dienste Zugriff:
- WLAN (eduroam)
- VPN (Virtual Private Network)
- Moodle
Alle weiteren Dienste sind im Regelfall mit Beginn dieser Phase nicht mehr nutzbar. Sie haben hier noch die Möglichkeit, Ihre Daten und Dokumente von den oben aufgeführten Diensten (Moodle bzw. E-Mail--System) zu sichern.
Phase 2 - Zugang zu allen Diensten wird abgeschaltet
beginnt ab dem 50ten Tag nach Ausscheiden: Der Zugang zu allen Diensten ist abgeschaltet. Ein Zugriff auf Ihre gespeicherten Daten und Dokumente ist (nur noch) bei erneutem Vorliegen eines gültigen Rechtsverhältnisses möglich.
Phase 3 - Löschung Ihrer Daten
beginnt im Januar nach Ablauf des Folge-Kalenderjahres, das auf Beginn der Phase 2 folgt: Bis dahin sind Ihre Daten sicher und für andere unzugänglich auf den Servern des Rechenzentrums verwahrt worden. Mit Beginn der Phase 3 werden alle Ihre Dokumente und E-Mails auf den Servern des URZ gelöscht. Lediglich die E-Mail-Adresse(n), die zu Ihrer Uni-ID registriert waren, werden noch für ein weiteres Jahr aufgehoben, damit diese vorläufig keiner anderen Person zugeordnet werden können.
Phase 4 - Erhaltung der Zuordnung der Uni-ID
Die Zuordnung Ihrer Person zu Ihrer Uni-ID (sowie die dazugehörige primäre E-Mail-Adresse uniid@uni-heidelberg.de) bleibt erhalten. Sollten Sie ein neues Rechtsverhältnis mit der Universität eingehen, wird Ihre Uni-ID reaktiviert.
Reaktivierung Ihrer Uni-ID
Bei Vorliegen eines neuen formellen Rechtsverhältnisses (Arbeitsvertrag, Immatrikulation, Annahme als Doktorand:in etc.) wird Ihre Uni-ID in den entsprechenden Status reaktiviert bzw. verlängert. Sofern der Anschlussvertrag rechtzeitig vorliegt, kann Ihre Uni-ID bereits bis zu 28 Tage vor Vertragsbeginn reaktiviert werden. Der Nutzungsumfang in dieser Vorlaufzeit entspricht dabei jenem in Phase 1.
War Ihre Uni-ID bereits in Phase 3 eingetreten, kann Ihre Uni-ID nur über den Aktivierungscode reaktiviert werden, da alle Daten gelöscht wurden, inkl. Ihrem zuletzt gesetzten Passwort. Zur Aktivierung verwenden Sie bitte das verlinkte Formular "Uni-ID aktivieren".
Sollten Sie den Aktivierungscode nicht mehr finden, muss dieser neu vergeben werden. Dieser Prozess ist gerade in der Umsetzungsphase.
Anlaufstellen für die Uni-ID
Die Beantragung und Entscheidung über die Einstellung oder Weiterbeschäftigung erfolgt in den Instituten bzw. Dekanaten, je nach Personalgruppe unter Einbeziehung des Personalrats.
Mitarbeiter:innen externer kooperierender Einrichtungen können nur dann eine Uni-ID erhalten, wenn Sie für die Universität tätig sind, z.B. als Lehrbeauftragte oder unentgeltlich Tätige.
Die Erfassung der Stammdaten erfolgt in der Universitätsverwaltung in den jeweils für die Personengruppen zuständigen, in der Tabelle verlinkten Abteilungen:
Tabelle
Mitarbeiter:innen der Medizinischen Fakultäten Heidelberg / Mannheim
Für die Erfassung der Mitarbeiter:innen der medizinischen Fakultäten (Professor:innen, Mitarbeitende nach TV-L, Lehrbeauftragte) sind per Gesetz (UKG §9) die jeweiligen Personalverwaltungen der Klinika zuständig:
Mitarbeiter:innen der Universitätskliniken, die nicht an der oder für die medizinische Fakultät und somit nicht für die Universität tätig sind, erhalten keine Uni-ID.
Tabelle
| Personengruppe |
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| Personengruppe | |
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