Anleitung heiCONF/heiCONF-Audimax: Einführung

3. Nun geben Sie in das obere Textfeld Ihre Uni-ID ein und in das untere das dazugehörige Passwort. Bestätigen Sie mit Enter oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Einloggen via Uni-ID“ unter den Textfeldern.

2. Nun müssen Sie dem Raum einen Namen geben (über das Textfeld "Geben Sie einen Raumnamen ein...") und können verschiedene Einstellungen vornehmen, die für den Raum gelten sollen:

• Generieren eines optionalen Raumzugangscodes: Generiert einen Zugangscode, den Teilnehmer:innen eingeben müssen, um den Raum zu betreten. Klicken Sie links auf das Würfel-Symbol, um einen neuen Code zu generieren. Mit einem Klick auf das Papierkorb-Symbol wird der Zugangscode wieder entfernt.
• Generieren eines optionalen Moderatorenzugangscodes: Generiert einen Zugangscode, der Teilnehmer:innen nach Eingabe automatisch zu Moderator:innen macht und die Konferenz startet. Sinnvoll, wenn man es externen Teilnehmer:innen erlauben möchte, eine Konferenz selbsttätig zu starten und zu moderieren.

2. Klicken Sie im erschienenen Popup-Fenster auf das kleine Pfeilsymbol neben "Nutzer:in auswählen".

3. Sie können in der Suchleiste, welche sich dadurch öffnet, nun nach den Personen suchen.

4. Klicken Sie auf einen Namen, um die Person der Teilnehmer:innenliste hinzuzufügen. Dieser Vorgang kann mehrmals wiederholt werden, bis alle gewünschten Teilnehmer:innen eingefügt sind.

Um einen:eine Nutzer:in wieder zu entfernen, klicken Sie auf das rote "X"-Symbol neben dem Namen.

5. Damit die Teilnehmer:in wie gewünscht hinzugefügt oder entfernt werden, klicken Sie vor dem Schließen die Schaltfläche „Änderungen speichern“ an.

3. Nun werden Sie gefragt ob Sie mit Mikrofon teilnehmen möchten oder nur als Zuhörer:in. Wichtiger Hinweis: Diese Auswahl kann nur bei einem erneuten Verbinden in die Konferenz geändert werden!

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie „Mikrofon“ auswählen, kann es sein, dass Ihr Browser um Zugriff auf das Mikrofon bittet. Diesen Zugriff sollten Sie gewähren. Sollten Sie versehentlich die Verwendung des Mikrofons für heiCONF abgelehnt haben, betreten Sie den Raum erneut und erlauben Sie den Zugriff.

Die Mikrofon- und Webcamberechtigungen für Webseiten und -anwendungen können auch in den Einstellungen Ihres Browsers bearbeitet werden.

Die Telefonnummern und PIN werden auch im Web, kurz bevor man der Konferenz beitritt, angezeigt. Wurde die Telefoneinwahl für einen Raum aktiviert, erscheint unter „Mit Mikrofon“ und „Nur zuhören“ außerdem "Mit dem Telefon teilnehmen". Klickt man Letzteres, werden Telefonnummern und PIN angezeigt.

Die Einwahldaten werden außerdem angezeigt, wenn man auf die drei Punkte rechts neben dem Raum klickt und „Einwahlinformationen“ auswählt.

Es erscheint ein Fenster mit einer Übersicht aller Informationen für die Telefoneinwahl. Wenn Sie unten auf die Schaltfläche „Kopieren“ klicken, dann können Sie diese Informationen für Ihre Einladung verwenden.

Ganz unten sehen Sie die Einwahlmöglichkeiten speziell für Smartphones. Dank eines alten Standards kann man zu Anfang gleich Telefonnummer und PIN eingeben, sodass das Smartphone alles auf einmal wählt. Wenn Sie diese Einwahl nutzen möchten, dann geben Sie Telefonnummer und PIN wie folgt an:

Telefonnummer,,PIN (Ein Komma kann durch längeres Drücken der *-Taste eingefügt werden)

Es ist außerdem möglich einen Link zu erstellen, der die Einwahl direkt ohne viel Tippen startet:

tel: Telefonnummer,, PIN

Klickt man auf den Link, wählt das Smartphone die Telefonnummer automatisch, wartet bis das Gespräch angenommen wird und jemand gesprochen hat und übermittelt dann die PIN wieder automatisch.

2. Der Test läuft, sobald Sie die Auswahl „Ja“ und „Nein“ sehen. Während des Tests sollten Sie sich selbst hören. Ist dies nicht der Fall sein, so kann es sein, dass nicht das richtige Mikrofon ausgewählt wurde. Um diese Auswahl zu ändern, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Nein". Wenn Sie sich hören, klicken Sie auf „Ja.“

3. Wenn Sie „Nein“ gewählt haben, erscheinen die Mikrofoneinstellungen. Sie können nun das Mikrofon links im Dropdown-Menü auswählen oder im rechten Dropdown-Menü das Audioausgabegerät ändern. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Erneut versuchen", werden Sie wieder mit dem Echotest verbunden und sollten sich nun selbst hören. Wenn dem so ist, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Ja".

3. Über das Zahnrad-Icon in der linken Menüleiste, in der alle Teilnehmer:innen zu sehen sind, können Sie Einstellungen für die Teilnehmer:innen vornehmen. Sie können alle Nutzer:innen stumm schalten, Zuschauerrechte einschränken oder auch sogenannte Breakout-Räume (kleinere Nebenräume zur Hauptkonferenz) erstellen.

2. Es öffnet sich eine Auswahl, mit der man bestimmen kann, welche Inhalte übertragen werden sollen. Es können ganze Monitore übertragen werden, einzelne Anwendungsfenster oder gar einzelne Tabs aus dem Browser.

2. Ihnen wird dann ein Konfigurationsfenster angezeigt. Hier können Sie die Anzahl und Dauer der Breakout-Räume angeben. Sie können die Teilnehmer:innen einem bestimmten Raum zuweisen oder das System kann diese zufällig zuordnen. Sie können auch die Teilnehmer:innen dazu berechtigen, sich selbst einen Breakout-Raum auszusuchen.

3. Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ klicken, werden alle Teilnehmer:innen, die einem Raum zugewiesen sind, gefragt, ob sie dem Raum beitreten möchten. Der Breakout-Raum wird ihnen dann in einem neuen Browser-Fenster geöffnet.

Wichtiger Hinweis: Alle Teilnehmer:innen bleiben auch gleichzeitig in der Hauptkonferenz und können weiter den gemeinsamen Chat nutzen, werden aber von ihrem Audio automatisch ausgeschlossen.

4. Als Moderator:in können Sie jedem Breakout-Raum (oder nur seinem Audio) beitreten. Sie können die Breakout-Räume auch jederzeit schließen.

5. Die Breakout-Räume haben einen Countdown-Timer in einer Leiste oben, der den Teilnehmer:innen die verbleibende Zeit anzeigt. Wenn die Zeit abläuft, wird der Breakout-Raum automatisch geschlossen. Die Teilnehmer:innen können dann der Hauptkonferenz wieder mit Audio beitreten.

3. Im nächsten Schritt klicken Sie auf den Reiter "Anlagen", dann in der Tabellenzeile „Medien“ ganz rechts auf "Details".

4. Dann wählen Sie in der erscheinenden Tabelle wieder die Option "Details".

5. In der nun angezeigten Tabelle gibt es eine Zeile "URL". Alles in der zweiten Spalte stehende wird nun kopiert. Die zu kopierende URL beginnt mit "https://heicast.uni-heidelberg.de/assets/assets/........".

6. Um dieses Video nun in heiCONF abzuspielen, eröffnen Sie eine Konferenz, wie weiter oben unter dem Punkt "Konferenz starten/An Konferenz teilnehmen" beschrieben. Klicken Sie in der gestarteten Konferenz auf die blaue Schaltfläche mit dem "+". Diese befindet sich links unter der Konferenzansicht.

8. In das nun geöffnete Eingabefeld fügen Sie die zuvor kopierte URL des Videos ein.

9. Mit dem Klick auf die Schaltfläche „Neues Video teilen“ wird die Wiedergabe des Videos gestartet.

2. Unter dem Menüpunkt „Anwendung“ können Sie Einstellungen für Schriftgröße, Popupmeldungen oder auch Warntöne vornehmen.

3. Im Menüpunkt Datenvolumeneinsparung können Sie Ihre Webcam generell deaktivieren, aber auch die Bildschirmfreigabe, um Datenvolumen einzusparen.