Service E-Mail-Konto über Exchange

E-Mail-Konto über Exchange mit Groupware (als Alternative zum Standard-Konto).

Als Alternative zum standardmäßig eingerichteten Mailaccount können alle Beschäftigten der Universität Heidelberg ein Exchange-E-Mail-Konto erhalten. Die Verwendung eines Exchange-Kontos kann etwa dann sinnvoll sein, wenn Sie den vollen Funktionsumfang von Microsoft Outlook ausnutzen möchten. Außerdem bietet Exchange eine auf Outlook basierende Weboberfläche, auf die weltweit über alle gängigen Browser zugegriffen werden kann.

Zugriff über den Browser: Exchange Weboberfläche

Zielgruppe

Beschäftigte

Nutzen

Der Exchange-Server ist ein Dienst für Beschäftigte der Universität Heidelberg.

E-Mails empfangen und versenden
Termine im Kalender speichern und teilen
Erstellen eines eigenen Adressbuches
Zugriff auf gemeinsame Adressbücher
To-do-Listen erstellen und teilen
Hinterlassen von Abwesenheitsnachrichten
Einrichten einer Signatur
Zugriff auf Ihre E-Mails und alle weiteren Funktionen von überall über die Weboberfläche
Synchronisation mit dem Tablet, Smartphone oder einem anderen PC (siehe Anleitungen).

Zugang und Voraussetzungen

Beschäftigte der Universität Heidelberg können auf Wunsch zusätzlich einen E-Mail-Account auf dem Exchange-Server erhalten. Der bzw. die IT-Beauftragte Ihres Instituts kann für Sie die Einrichtung eines Exchange-Accounts unter Nennung Ihrer Uni-ID bzw. Benutzerkennung beantragen.
Ihre E-Mail-Adresse ändert sich durch diesen Prozess nicht. Nur für die standardmäßig eingerichtete E-Mail-Adresse <uni-id>@uni-heidelberg.de bzw. <projektnummer>@uni-heidelberg.de müssen Sie eine Weiterleitung an Ihr Exchange-Postfach, das Sie über die SOGo-Weboberfläche erreichen, einrichten. Bitte klicken Sie dazu nach dem Login unter „Einstellungen“ auf „Weiterleitung“.

Zugriff über den Browser

Die Verwendung Ihres Accounts über einen Browser ist mit Outlook Web Access (OWA) möglich, einer webbasierten Variante von Microsoft Outlook. Outlook Web Access können Sie online abrufen. Melden Sie sich dort mit „Domäne\Benutzerkennung“ (z.B. ad\xy9) und Ihrem üblichen Passwort an über diese Adresse an: https://exchange.uni-heidelberg.de/owa

Verwendung des Exchange-Kontos mit dem Smartphone

Bei den gängigen Betriebssystemen Android und iOS lässt sich Ihr Exchange-Account sehr einfach einrichten.

Verwendung unter Android: Für die Einrichtung des Accounts unter Android nutzen Sie bitte die Anleitung „Exchange-Konto in Android einrichten“.
Verwendung unter iOS: Für die Einrichtung des Accounts unter iOS nutzen Sie bitte die Anleitung "Exchange-Konto in iOS einrichten".

Sollten Sie Hilfe bei der Einrichtung des Accounts in einem anderen mobilen Betriebssystem benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren IT-Service.

Zugriff über den Browser: Exchange Weboberfläche

Technische Informationen

Ihr E-Mail-Konto befindet sich auf dem Exchange-Server.
Mit diesem Dienst steht Ihnen Groupware/ Gruppen-Software zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, gemeinsame Adressbücher zu nutzen und Termine und To-do-Listen zu teilen. Exchange-Verteilerlisten kann Ihr:e IT-Beauftragte:r über das verlinkte Formular für Sie beantragen.

Häufig gestellte Fragen

Tabelle

Wie kann ich einen Exchange-Account erhalten?	Ein Wechsel auf Exchange ist nur für Mitarbeiter:innen der Universität Heidelberg über Ihre:n IT-Beauftragte:n möglich. Der oder die IT-Beauftragte kann für Sie die Einrichtung eines Exchange-Accounts unter Nennung Ihrer Uni-ID bzw. Benutzerkennung beantragen. Ihre E-Mail-Adresse ändert sich durch diesen Prozess nicht. Nur für die standardmäßig eingerichtete E-Mail-Adresse <uni-id[at]uni-heidelberg.de bzw. <projektnummer>[at]uni-heidelberg.de müssen Sie eine Weiterleitung an Ihr Exchange-Postfach über die SOGo-Weboberfläche einrichten. Bitte klicken Sie dazu nach dem Login unter „Einstellungen“ auf „Weiterleitung“:
Wie greife ich mit dem Browser auf mein Exchange-Konto zu?	Die Verwendung Ihres Accounts über einen Browser ist mit Outlook Web Access (OWA) möglich, einer webbasierten Variante von Microsoft Outlook. Outlook Web Access können Sie online aufrufen. Melden Sie sich dazu mit „Domäne\Benutzerkennung“ (z.B. ad\xy9) und Ihrem üblichen Passwort an auf dieser Website an: https://exchange.uni-heidelberg.de/owa
Wie viel Speicherplatz (Quota) erhalte ich?	Standardmäßig beträgt der Speicherplatz (Quota) je Postfach 10GB. Eine Erhöhung auf 20GB kann von der oder dem IT-Beauftragten Ihres Instituts über den IT-Service beantragt werden.
Ist es möglich, eine Weiterleitung an eine andere E-Mail-Adresse einzurichten und ist eine Weiterleitung an private E-Mail-Konten erlaubt?	Beim Umgang insbesondere mit dienstlichen E-Mails ist Vertraulichkeit zu wahren. Die E-Mail-Nutzungsordnung legt fest, dass Mitarbeiter:innen der Universität daher eine automatische Weiterleitung dienstlicher E-Mails vom Mailkonto der Universität auf ein anderes Mailkonto außerhalb der Universität grundsätzlich untersagt ist.
Wird von meinem Postfach ein Backup angefertigt? Kann ich gelöschte Mails wiederherstellen?	Es erfolgt ein tägliches Backup Ihres Postfachs. Auf dieses kann bis zu 7 Tage zugegriffen werden. Durch wöchentliche und monatliche Backups kann der Inhalt eines Postfachs wochen- bzw. monatsgenau bis zu 6 Monate rückwirkend wiederhergestellt werden. Exchange bietet außerdem die Möglichkeit, aus Versehen gelöschte Mails bis zu 6 Wochen nach der Löschung selbst wiederherzustellen. Dafür wählen Sie in Outlook den Reiter „Ordner“ und dann „Gelöschte Elemente wiederherstellen“. In Outlook Web Access wählen Sie den Ordner „Gelöschte Elemente“ mit einem Rechtsklick und dann „Gelöschte Elemente wiederherstellen“
Wie kann ich meinen Exchange-Account in Microsoft Outlook oder einem anderen Mailclient verwenden?	Exchange bietet die meisten gängigen Standards zum Zugriff auf Mail, Kalender, Kontakte oder Aufgaben an, die auch von aktuellen Mailclients unterstützt werden. Dazu zählen MAPI, ActiveSync, EWS, IMAP(S), HTTPS. Verwendung mit Microsoft Outlook Da Microsoft Outlook für die Verwendung mit Exchange konzipiert wurde, kann ein Exchange-Konto auf einfachem Wege eingerichtet werden: Geben Sie im Dialogfeld zur Kontoeinrichtung Ihren Namen, die Ihrem Exchange-Konto zugeordnete E-Mail-Adresse (z.B. max.mustermann[at]uni-heidelberg.de) und das Passwort ein. Über die sogenannte Autodiscover-Funktion findet Outlook den universitären Exchange-Server selbsttätig und richtet Ihr Konto automatisch ein. Ist Ihr Computer nicht in der Domäne (also etwa wenn Sie die Einrichtung von zuhause aus durchführen), müssen Sie noch Ihre Anmeldedaten ergänzen. Wählen Sie dafür bitte im sich öffnenden Fenster „Weitere Optionen“ und geben „ad\<Ihre Uni-ID>“ mit dem zugehörigen Passwort ein. Verwendung mit Mozilla Thunderbird Für die Einrichtung des Accounts in Thunderbird nutzen Sie bitte die Anleitung „Exchange-Konto in Thunderbird einrichten“. Bitte beachten Sie, dass Thunderbird nicht den vollen Funktionsumfang des Exchange-Accounts unterstützt. So ist etwa das Versenden und Empfangen von Terminen nur über den Einsatz von Drittanbieter-Plugins möglich. Aufgrund der Vielzahl an Plugins und der ständigen Änderungen an diesen, bitten wir um Verständnis, dass wir hierfür keinen Support anbieten können. Verwendung mit Apple Mail Für die Einrichtung des Accounts in Apple Mail nutzen Sie bitte die Anleitung „Exchange-Konto in Apple Mail einrichten“. Verwendung mit einem anderen Mailclient Abhängig vom Mailclient kann es genügen, bei der Kontoeinrichtung Ihre E-Mail-Adresse bzw. Domäne und Benutzerkennung (wie „ad\xy123“) und Ihr Passwort einzugeben. Sollte dies nicht der Fall sein, nutzen Sie die Serverinformationen zur manuellen Einrichtung des Accounts. Die Serverinformationen finden Sie auf der Seite „E-Mail-Server-Übersicht“ , die Sie hier unter „weiterführende Informationen“ verlinkt finden. Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an unseren IT-Service.
Wie kann ich den Exchange-Account mit meinem Smartphone verwenden?	Bei den gängigen Betriebssytemen Android und iOS lässt sich Ihr Exchange-Account sehr einfach einrichten. Verwendung unter Android Für die Einrichtung des Accounts unter Android nutzen Sie bitte die Anleitung „Exchange-Konto in Android einrichten“. Verwendung unter IOS Für die Einrichtung des Accounts unter iOS nutzen Sie bitte die Anleitung „Exchange-Konto in iOS einrichten“. Sollten Sie Hilfe bei der Einrichtung des Accounts in einem anderen mobilen Betriebssystem benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren IT-Service.
Wie lassen sich Funktions-E-Mailadressen einrichten?	Funktions-E-Mail-Adressen können über Ihre:n IT Beauftragte:n beim URZ beantragt werden. Dabei ist zu beachten, dass für die Adressen eine eigene Projektkennung benötigt wird. An eine Kennung kann immer nur ein Postfach gebunden werden.

Anleitungen

Anleitung

Exchange Konto in Outlook ohne das Active Directory einrichten

Anleitung

Exchange-Konto in Outlook über das Active Directory einrichten

Anleitung

Exchange-Konto in Thunderbird einrichten

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Exchange-Konto in Apple Mail einrichten

Anleitung

Exchange-Konto in Android einrichten

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Exchange-Konto in iOS einrichten

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Anleitung: E-Mails archivieren in Microsoft Outlook

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Informationen in Exchange ergänzen

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