Anleitung Online-Meetings mit Microsoft Teams

Möglichkeit 2: Sie können über den Teams-Kalender eine Neue Besprechung erstellen.

1. In diesem Fenster können Sie einen Titel, Datum, Uhrzeit, usw. für Ihre Besprechung eintragen. Im zweiten Feld von oben können Sie entweder Teams-Nutzer:innen, am besten über den Nachnamen oder die Uni-ID auffindbar, oder auch externe Teilnehmer:innen mit Ihrer E-Mail-Adresse eintragen. Diese erhalten dann eine Termineinladung mit eingetragenen Daten per E-Mail.

Der Vorteil gegenüber der Variante mit Outlook ist, dass Sie die Besprechung mit einem Teams-Kanal verknüpfen können. So wird Ihr Teams-Kontakt gleich eingeladen und erhält eine Benachrichtigung im Team-Kanal.

Klicken Sie auf Senden, wenn Sie alle Daten eingetragen haben.

2. Wenn Sie die Besprechungseinladung z.B. an einen Verteiler oder einen:eine Empfänger:in in BCC senden möchten, können Sie die Besprechung zunächst an eine Person oder einen Kanal senden. Öffnen Sie anschließend die Besprechung im Teams-Kalender über einen Klick auf den Eintrag.

3. Jetzt wurde ein Besprechungslink im Beschreibungsfeld erzeugt. Diesen können Sie über einen Rechtsklick auf An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen kopieren und anschließend z.B. per E-Mail versenden.

Diese Methode empfehlen wir auch, wenn es zu Problemen bei der Eingabe von E-Mail-Adressen kommt.

4. Über den Link Besprechungsoptionen können Sie als Organisator:in auf verschiedene Einstellungen zurückgreifen.

5. Nach einer Anmeldung in Ihrem Browser haben Sie Zugriff auf vier Einstellungsmöglichkeiten, wovon zwei in unserer aktuellen Umgebung relevant sind:

1. Wer kann den Wartebereich umgehen?
   Hier können Sie festlegen, wer zunächst in einem virtuellen Raum warten muss bis Sie ihn in die Besprechung zulassen. Sie haben dazu folgende Optionen:
   1. (Standard) Jede:r: Für kleine Gruppen und Diskussionen empfohlen.
   2. Personen in meiner Organisation und vertrauenswürdigen Organisationen
   3. Personen in meiner Organisation: Für große Besprechungen mit externen Teilnehmer:innen empfohlen.
       
2. Wer kann präsentieren?
   Hier können Sie festlegen, wer seinen Bildschirm in der Besprechung teilen kann. Sie haben dazu folgende Optionen:
   1. (Standard) Jede:r
   2. Personen in meiner Organisation
   3. Bestimmte Personen: Für große Besprechungen mit externen Teilnehmer:innen empfohlen.
   4. Nur ich: Für große Besprechungen mit externen Teilnehmer:innen empfohlen.

Die Links zu den Besprechungen werden automatisch generiert und können nicht erraten werden.

2. Nach einem Klick auf den Link öffnet sich Ihr Browser mit mehreren Optionen, um an der Besprechung teilzunehmen. Wenn Sie bereits Teams installiert haben, erhalten Sie eine Aufforderung, die Besprechung in Teams zu öffnen. Klicken Sie hier auf Öffnen.

Ansonsten erhalten Sie folgende Optionen:

1. Windows-App herunterladen (Empfohlen)
   Für die beste Audio- und Videoqualität wird diese Option empfohlen. Nach dem herunterladen der App kann sich der Gast ohne Anmeldung in die Besprechung einwählen.
    
2. Microsoft Teams-App öffnen
   Wenn Sie Teams bereits installiert haben, können Sie die App über diese Schaltfläche öffnen, um an der Besprechung teilzunehmen.
    
3. In diesem Browser fortfahren
   Falls Sie die App nicht installieren möchten, können Sie mit Google Chrome und Microsoft Edge an der Besprechung teilnehmen. Erlauben Sie hier anschließend, den Browser auf Ihre Kamera und Ihr Mikrofon zuzugreifen.
   Andere Browser werden zurzeit nur teilweise unterstützt:

• Safari: Wird bald unterstützt, siehe Linkliste (Seitenstart)
   
• Firefox: Wird zurzeit leider nicht unterstützt. Sie können jedoch abstimmen, um den Bedarf zu melden und die Dringlichkeit bei Microsoft zu erhöhen, siehe Linkliste (Seitenstart)
  
   

3. Anschließend können Sie nach Wahl der Teilnahmeoption als Gast einen Namen eingeben und Geräteeinstellungen festlegen. Klicken Sie anschließend auf Jetzt teilnehmen.

Als Teams-Benutzer:in entfällt die Option, einen Namen einzugeben.

2. Über Inhalte teilen können Sie Ihren Bildschirm teilen, eine PowerPoint-Präsentation oder ein Whiteboard starten. Wenn Sie ein Video oder eine Musikdatei abspielen möchten, welche die Teilnehmer:innen hören sollen, müssen Sie die Option Systemaudio einschließen auswählen.