Service Verwaltungsdrucker und -kopierer
Professionelle Geräte zum Drucken, Kopieren und Scannen im Büroalltag an der Universität.
Funktionstüchtige Drucker, Scanner und Kopierer sind für den Arbeitsalltag an der Universität unerlässlich. Vom Anbieter Ricoh werden für die Beschäftigten in den Einrichtungen und Fakultäten für diese Zwecke Multifunktionsgeräte und Drucker bereitgestellt. Diese als Arbeitsplatzgeräte auf dem Schreibtisch oder (als größere Variante) zur gemeinsamen Benutzung durch mehrere Beschäftigte innerhalb eines Arbeitsbereichs ausgelegt. Die größeren Geräte können an zentraler Stelle, etwa in einem Kopierraum, aufgestellt werden.
Die Bestellung der Systeme erfolgt über das Universitätsrechenzentrum, das den Rahmenvertrag mit Ricoh verwaltet. Über ein zentrales Flottenmanagement erfolgen u.a. die Zählerstandsmeldung zur Kostenabrechnung, die Tonerbeschaffung und die Störungsverwaltung weitestgehend automatisiert.
Zielgruppe
- Beschäftigte
- Forschende
- IT-Beauftragte
Nutzen
- Professionelle Druck-, Kopier- und Scangeräte mit zentralem Druckserver und automatisiertem Betrieb sowie Abrechnung
- Installation und Betreuung der Systeme vor Ort durch den Anbieter Ricoh
- Support bei auftretenden Fragen und Schwierigkeiten durch das Rechenzentrum und Ricoh
Informationen zu den weiteren Leistungen, die durch den Rahmenvertrag erbracht werden, können Sie der Webseite der Zentralen Beschaffung entnehmen.
Zugang und Voraussetzungen
Nutzung der Geräte
Für die größeren, zentral zugänglich aufgestellten Multifunktionsgeräte ist ein „pull print“-Drucken möglich: Der Druckauftrag wird dabei vom Arbeitsplatz-PC, von einem mobilen Gerät oder über das Webportal EveryonePrint an den zentralen Druckserver gesendet. Der Druck kann dann an einem der Multifunktionsgeräte nach Anmeldung mit Benutzerkennung und Passwort oder mit Karte (im Regelfall der Service Card) und PIN ausgegeben werden. Um sich mit der Karte an einem Gerät anmelden zu können, muss diese einmalig dafür freigeschaltet werden. Das Drucken ist an allen Institutsgeräten möglich, für die Sie eine Berechtigung von dem:der Institutsverantwortlichen erhalten haben.
Um Druckaufträge von Ihrem Rechner an den Druckserver senden zu können, müssen Sie diesen als Drucker in Ihrem Betriebssystem einrichten. Alternativ können Sie das Webportal EveryonePrint verwenden, mit dem Sie Druckaufträge per Webbrowser schicken können.
Bestellung und Verwaltung der Geräte
Zur Bestellung eines Multifunktionsgeräts für Ihre Einrichtung oder Ihr Institut nutzen Sie die Bestellformulare von der Webseite der Zentralen Beschaffung (dort rechts unter "Bestellung/Preise"). Schicken Sie die Formulare ausgefüllt, mit Stempel versehen, unterschrieben und eingescannt (300dpi) an die Adresse
Auf der Webseite der Zentralen Beschaffung finden Sie auch die Datenblätter der zur Verfügung stehenden Systeme (Login via Uni-ID erforderlich).
Institutsverantwortliche können für die Nutzung der Geräte gewisse Einschränkungen erlassen (z.B. eine erlaubte Anzahl von Schwarz/weiß- oder Farbseiten pro Monat) und Eigenschaften (wie Kostenstellen) vergeben. Sie erhalten automatisiert jedes Quartal einen Bericht zu den Geräten im jeweiligen Verantwortungsbereich für die weitere Abrechnung.
Technische Informationen
Die Systeme werden automatisiert durch das URZ betrieben. Dies geschieht über ein zentrales Flottenmanagement und eine Software für eine pull print-Lösung inklusive einer Kartennutzung. Zum automatisierten Betrieb sollen alle Geräte an einem Netzwerkanschluss angebunden werden. Damit werden über einen Server im URZ
- Zählerstände übertragen,
- Verbrauchsmaterialien (Toner, Gelpatronen) bei Notwendigkeit bestellt,
- Störungsmeldungen (sofern möglich) an das Servicezentrum der Firma Ricoh weitergegeben und
- es stehen eine zentrale Gerätekonfiguration sowie zentrale Firmware-Updates zur Verfügung.
Die Einbindung in das Flottenmanagement ist, sofern keine technischen Gründe dagegen sprechen, für alle Systeme verpflichtend.
pull print und Kartennutzung
Die DIN-A3-Multifunktionssysteme werden mit Kartenleser ausgeliefert und bieten Zugriff auf folgende Funktionalitäten:
- ein „pull print“-Drucken, um einen Druck nach Anmeldung mit Benutzerkennung und Passwort oder mit Karte und PIN auszugeben. Ein Druckauftrag muss vorher an einen zentralen Druckserver im URZ geschickt werden. Das Drucken ist dann an allen Institutsgeräten möglich, für die Sie eine Berechtigung von dem Institutsverantwortlichen erhalten haben.
- Scannen auf die der Benutzerkennung zugeordnete E-Mail-Adresse oder Scannen auf den heiBOX-Datenspeicher.
- Berechtigungen (Erlaubnis zum Drucken/Scannen/Kopieren), Einschränkungen (erlaubte Anzahl von schwarz/weiß- oder Farbseiten pro Monat) und Eigenschaften (Kostenstellen) zu vergeben.
- quartalsweise Berichte zur weiteren Verrechnung zu erstellen.
Es kann Gründe geben, die Software für pull print und Kartennutzung nicht einzusetzen. In diesem Fall kann die Softwarenutzung am Gerät deaktiviert werden. Da für eine nachträgliche Aktivierung Kosten entstehen, erklärt der Kostenstellenverantwortliche seine Zustimmung zur Deaktivierung per schriftlichem Antrag (siehe PDF-Download).
Treiber
Wir empfehlen die Universaltreiber der Firma Ricoh. Diese können von den Ricoh-Supportseiten heruntergeladen werden. Der Universaltreiber nimmt beim Anlegen eines neuen Druckers Kontakt mit dem Drucker auf und untersucht dann die Ausstattung des Druckers.