Service Spamfilter und Virenschutz
Umfassender Schutz gegen unerwünschte Werbung und Schadsoftware in Ihrem E-Mail-Postfach.
Alle E-Mails, die das Mailsystem der Universität erreichen oder verlassen, werden über ein Mailrelay mit integriertem Spamfilter und Virenscanner umgeleitet und dort auf Schadsoftware und Spam-Inhalte untersucht. Auf diese Weise sollen Mail-Nutzer:innen bestmöglich vor E-Mails geschützt werden, die Viren oder unerwünschte Werbung enthalten.
Zielgruppe
- Mitglieder und Angehörige der Universität (mit Uni-ID oder Projektnummer und zugehörigem Postfach)
Nutzen
Mitglieder und Angehörige
- Automatische Filterung eines Großteils der E-Mails mit Schadsoftware, bevor diese im Postfach landen oder verschickt werden
- Kennzeichnung unerwünschter Werbe-E-Mails (Spam)
- Möglichkeit zur Meldung von unerkannten Werbe-E-Mails oder fälschlicherweise als Spam markierten E-Mails
Zugang und Voraussetzungen
Alle E-Mails, die Postfächer an der Universität erreichen oder von dort verschickt werden, werden automatisch vom Mailrelay geprüft - dafür müssen Sie nichts weiter tun. Gelegentlich kann eine als Spam markierte Nachricht in Ihrem Postfach landen.
So gehen Sie mit Spam in Ihrem Postfach um
Unerwünschte Werbe-E-Mails werden im Regelfall vom Spamfilter erkannt, mit einem Tag (dt.: Kennzeichnung) im Betreff-Feld markiert und anschließend regulär zugestellt. Zur Kennzeichnung werden folgende Tags verwendet:
- [SPAM] – als Spam erkannt.
- [SPAM?] – hier besteht Spamverdacht.
- [SPOOFED] – Die Absenderadresse wurde mit hoher Wahrscheinlichkeit gefälscht. Dieses Tag kann auch in Kombination mit dem SPAM-Tag auftreten.
Landet eine Spammail in Ihrem Postfach, können Sie
- die Nachricht über eine Filterregel automatisch in einen Unterordner verschieben lassen,
- vom Spamfilter nicht mit einem Tag versehene Spamnachrichten an das URZ melden oder
- fälschlicherweise als Spam deklarierte Nachrichten an das URZ melden.
Mehr Informationen und konkrete Kurzanleitungen dazu finden Sie unten auf dieser Seite bei „Häufig gestellte Fragen".
Bei automatischer Weiterleitung an externe Mailadressen: Regelmäßig das Uni-Postfach prüfen
Als Spam gekennzeichnete E-Mails werden nicht automatisch an externe Postfächer weitergeleitet. Haben Sie für Ihr Postfach eine generelle Weiterleitung auf eine externe E-Mail-Adresse (etwa bei Gmail, Yahoo, etc.) eingerichtet, sollten Sie also regelmäßig das universitäre Postfach überprüfen. Außerdem ist es notwendig, in den SOGo-Einstellungen zur Weiterleitung einen Haken bei „Eine Kopie behalten“ zu setzen, damit alle Nachrichten tatsächlich erhalten bleiben. (Dieser Hinweis betrifft nur Studierende – für Beschäftigte ist eine automatische Weiterleitung dienstlicher Mails durch die E-Mail-Ordnung der Universität untersagt.)
Entfernen Sie daher bitte die entspr. Markierung in der Betreffzeile bevor Sie eine fälschlicherweise als Spam klassifizierte Mail beantworten.
Bleiben Sie wachsam bei E-Mail-Dateianhängen
Der vorgeschaltete Virenscanner filtert alle E-Mails mit erkannter Schadsoftware heraus, bevor sie überhaupt zugestellt werden können. Leider sind neue Viren, die tagtäglich über E-Mails verteilt werden, den Virenscannern oft noch unbekannt. Die Analyse der Viren durch den Scanner-Hersteller, die Verteilung von Updates und von aktualisierten Vireninformationen nimmt leider Stunden, manchmal sogar einen ganzen Tag in Anspruch, wodurch ein großer Teil der neueren Viren vom Filter nicht erkannt werden. Öffnen Sie daher keine E-Mail-Dateianhänge, wenn die Quelle nicht absolut vertrauenswürdig ist!
Wir empfehlen generell die Verwendung eines E-Mail-Zertifikats (S/MIME). Damit können Sie Ihre E-Mails sowohl signieren als auch verschlüsseln. Durch die Signierung kann eine E-Mail als eindeutig von Ihnen stammend erkannt werden. Durch das Verschlüsseln Ihrer E-Mail kann diese nur von dem:der Empfänger:in entschlüsselt und gelesen werden. Ein „Mitlesen“ Ihrer E-Mail durch Unbefugte auf dem Weg von Ihnen zum Empfänger ist damit ausgeschlossen.
Für Beschäftigte der Universität stellt das URZ S/MIME-Zertifikate aus - mehr Informationen dazu finden Sie im verlinkten Service-Katalog-Eintrag. Alternativ empfehlen wir für Expert:innen die Verwendung von PGP/GPG (z.B. mit dem Enigmail-Plugin für Thunderbird).