Uni-ID

Die Uni-ID ist die persönliche, digitale Identifikationskennung für Studierende, Doktorand/innen und Mitarbeiter/innen der Universität Heidelberg. Sie ermöglicht den Zugang zu einer Vielzahl von (IT-)Dienstleistungen der Universität und zu verschiedenen Landesdiensten. Die ID ist eine individuelle Kombination aus Buchstaben und Zahlen, deren Aufbau immer dem Schema „ab123“ folgt.

Innerhalb der Universität ist jede Uni-ID eindeutig einer Person zugeordnet und nicht an andere Personen übertragbar. Sie wird beim Wechsel des Status bzw. der Art der Zugehörigkeit (etwa beim Übergang vom Studium in ein Arbeitsverhältnis an der Universität) beibehalten.

Die Uni-ID wird ausschließlich für dienst- bzw. studienbezogene Tätigkeiten zur Verfügung gestellt. Sie muss vom Nutzer vor erstmaliger Verwendung mit Hilfe eines Codes aktiviert werden, der im Regelfall per (Haus-)post mitgeteilt wird.

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Eine Uni-ID erhalten derzeit

  • Studierende
  • Professor/innen
  • Doktorand/innen
  • Angestellte, inkl. Beamte
  • Akademische Mitarbeiter/innen
  • Wissenschaftliche Hilfskräfte
  • Lehrbeauftragte
  • Unentgeltlich Tätige

der Universität Heidelberg.

Mitarbeiter/innen der Universitätsklinika, die nicht den Medizinischen Fakultäten angehören, bekommen keine Uni-ID. Diese Regelung betrifft auch Mitarbeiter/innen von Universitätsinstituten, die personaltechnisch von einem Klinikum geführt werden.

Die Uni-ID muss im Regelfall nicht gesondert beantragt werden, sondern wird Ihnen mitgeteilt, sobald Sie eingeschrieben sind, als Doktorand/in angenommen wurden oder an der Universität Heidelberg ein Arbeitsverhältnis begonnen haben:

Studierende erhalten ihre Uni-ID zusammen mit dem Studierendenausweis bei der Immatrikulation. Mehr Informationen zur Immatrikulation bietet das Serviceportal für Studierende.

Doktorand/innen erhalten ihre Uni-ID mit der Annahmebestätigung zur Promotion. Mehr Informationen zur Promotion und zum Annahmeprozess bietet die Webseite der Graduiertenakademie.

Mitarbeiter/innen erhalten die Uni-ID nach Vertragsunterzeichnung per Hauspost an ihre Dienststelle.

Angestellte Hilfskräfte, die nicht an der Universität Heidelberg immatrikuliert sind, entpflichtete Professoren und Lehrbeauftragte erhalten die Uni-ID aus organisationstechnischen Gründen nicht automatisch. Sie können diese jedoch über einen formlosen Antrag an den IT-Service zugeteilt bekommen.

 

Die Uni-ID muss vor Gebrauch einmalig aktiviert werden. Dazu benötigen Sie einen Aktivierungscode, der Ihnen per Post mitgeteilt wird. Zur Aktivierung verwenden Sie dieses Formular.

Hinweis: Mit der Aktivierung Ihrer Uni-ID erkennen Sie die Benutzerordnungen der Dienste des Universitätsrechenzentrums an.

Die Uni-ID ist gültig, solange Ihr Studierenden- oder Doktorandenstatus bzw. eine andere Vertragsgrundlage (etwa ein Arbeitsvertrag) mit der Universität besteht.

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, wenden Sie sich:

  • Als Mitarbeiter/in an Ihren zuständigen IT-Beauftragten.
  • Als Student/in oder Doktorand/in persönlich an einen der IT-Service-Points des URZ (Adressen und Öffnungszeiten). Bitte bringen Sie unbedingt einen aktuellen Lichtbildausweis mit.

Wenn Sie Ihr Passwort noch kennen und ändern möchten:

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universitätsklinika, die nicht den Medizinischen Fakultäten angehören, erhalten derzeit keine Uni-ID. Diese Regelung betrifft ebenso Mitglieder von Universitätsinstituten, die personaltechnisch von einem Klinikum geführt werden.

Mit Ihrer Uni-ID erhalten Sie automatisch eine E-Mail-Adresse nach dem Schema

<uni-id>@uni-heidelberg.de

E-Mail-Alias setzen

Über den IT-Service können für alle @uni-heidelberg.de bzw @stud.uni-heidelberg.de-Adressen Aliase gesetzt werden. Diese folgen normalerweise dem Muster:

<vorname>.<nachname>@uni-heidelberg.de
<vorname>.<nachname>@stud.uni-heidelberg.de

Über Ihren IT-Beauftragten können Sie (als Mitarbeiter/in) einen E-Mail-Alias mit dem für Sie relevanten Institutskürzel setzen lassen, also beispielsweise:

<vorname>.<nachname>@urz.uni-heidelberg.de

E-Mail-Postfach verwenden

Sobald Sie Ihre Uni-ID aktiviert haben, können Sie das E-Mail-Postfach verwenden. Benutzen Sie dafür beispielsweise den SOGo-Webmailer oder einen E-Mail-Client Ihrer Wahl (Microsoft Outlook, Thunderbird, ...). Mehr Informationen zu SOGo und Anleitungen zur Einrichtung des Kontos in gängigen E-Mail-Clients finden Sie auf dieser Seite.

Fall 1: Ich bin Student/in und jetzt zusätzlich Mitarbeiter/in, kann ich eine zweite Uni-ID erhalten?

Nein, die Uni-ID wird nur einmalig ausgegeben.

Fall 2: Ich habe eine zweite Uni-ID erhalten, was mache ich damit?

Bitte teilen Sie dem IT-Service mit, welche Sie behalten möchten (Empfehlung: die zuerst ausgestellte).

 

 Nein, da die Uni-ID persönlich und nicht übertragbar ist.

Die Uni-ID für Doktorand/innen ist erst seit kurzer Zeit verfügbar und wird vergeben, wenn bestimmte Informationen in Ihrer Online-Promotionsakte im heiDOCS-Portal hinterlegt sind. Sollten Sie bereits seit längerer Zeit als Doktorand/in zugelassen sein, müssen Sie daher möglicherweise noch ein paar Arbeitsschritte durchführen, damit Ihnen eine Uni-ID zugeteilt werden kann. Bitte prüfen Sie, ob folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  1. Sie haben sich vor Beginn Ihrer Promotion im heiDOCS-Doktorandenportal für die Online-Promotionsakte registriert bzw. Ihre Daten wurden durch das für Sie zuständige Dekanat oder Promotionsbüro in heiDOCS hinterlegt. Im Zweifelsfall fragen Sie bitte dort nach.
  2. Sie sind von einer Fakultät der Universität Heidelberg als Doktorand/in angenommen worden und diese Annahme wurde durch das Dekanat oder Promotionsbüro der Fakultät in heiDOCS dokumentiert.
  3. Sie haben Ihre Identität mit einem Personalausweis oder Reisepass im Dekanat oder Promotionsbüro der Fakultät oder alternativ im Zentralen Doktorandenbüro bestätigen lassen und der erfolgte Identitätscheck wurde in heiDOCS vermerkt. Wichtig: Eine Identitätsbestätigung im Zentralen Doktorandenbüro ist nur für bestehende Doktorand/innen möglich, neue Doktorand/innen wenden sich bitte an das zuständige Dekanat oder Promotionsbüro der Fakultät.

Sollten all diese Schritte erfüllt und in heiDOCS dokumentiert sein, wird durch die Systeme des URZ ganz automatisch eine Uni-ID zugeteilt und Ihnen postalisch mitgeteilt.

Zur Umsetzung der Punkte, insbesondere von Punkt 2 und 3, wenden Sie sich an das für Sie zuständige Promotionsbüro bzw. Dekanat. Der Identitätscheck (Punkt 3) kann für bestehende Doktorand/innen auch vom Zentralen Doktorandenbüro durchgeführt werden.

Bitte beachten: Sollten Sie aufgrund eines bestehenden Arbeitsverhältnisses oder durch eine Immatrikulation an der Universität bereits eine Uni-ID zugeteilt bekommen haben, erhalten Sie keine weitere Uni-ID, wenn Sie als Doktorand/in angenommen werden. Ihre bestehende Uni-ID wird nur zusätzlich mit dem Status "Doktorand" versehen.

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